• 11-май-2021, 15:40

Правила делового письма

Правила делового письма

Основы и правила профессиональной переписки

Деловой контакт начинается с деловой переписки-письменной форме делового взаимодействия. Она включает в себя любой вид корреспонденции-письмо, сообщение, отправленное официальным лицом от его имени.Очень важно соблюдать определенные нормы этикета. Грамотно оформленная деловая переписка создает максимально благоприятное впечатление о вас или вашей компании.
Чтобы правильно составить письмо, необходимо знать различия между его видами.

По структуре оформления различаются:

Письма-коммуникации

К ним относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания.

Письма-договоренности

Это очень важная разновидность письма. Ее подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Правила делового письма

В письме не должно быть ошибок и опечаток. Это сразу покажет вашу некомпетентность человека в профессиональной сфере.
Правила написания письма:
1. Откажитесь от написания тех слов, точное определение которых вы не знаете.
2. Избегайте специфической терминологии. Если же это неизбежно, то дайте объяснение терминам и аббревиатуре.
3. Писать надо короткими предложениями.
4. Сначала набейте письмо в интернет-редакторе. Очень хорошо пройти проверку орфографии и пунктуации.
5. Не набирайте текст на планшете и телефоне. Есть риск неуместного автоисправления.
6. Проверьте перед отправкой текст на логичность.

Оформление делового письма

Не пренебрегайте такими аспектами:
Корректное заполнение письма
Если письмо первое, то заголовок может быть ярким.
Если же общение с оппонентом уже есть, то письма обозначают коротко и лаконично.
Цитирование
В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые необходимо дать ответ. Отвечая на них, цитируйте каждый в отдельности. Используйте нумерацию и разбивку текста на абзацы.
Учет всей полученной информации
Составляя письмо комментируйте все прикрепленные вами или собеседником документы.
Собственная подпись-аналог визитки
Переписка допускает наличие подписи. Она может быть автоматической и присутствовать в каждом письме. Используйте имя и фамилию, должность, рабочие контакты и логотип компании.
Почтовый адрес
Он обязательно должен отображаться. Можно отобразить название компании, должность, имя или фамилия.
Шрифт и интервалы
Чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста, 1,5-2 интервала.

Стиль делового общения

Здесь идет балансирование на грани. Приятельское общение неуместно, но и суровое не подходит.
Особенности общения:

  • Строгость конструкций;
  • Отказ от смайликов;
  • Приветствие по имени и отчеству.
  • Ответ в течение двух суток.
  • Отсутствие назойливости.
  • Правило зеркала. Допускается обращение к оппоненту в его манере.
  • Поздравление с праздниками.
  • Благодарность.
  • Важность правил делового письма

Любое письмо — это визитная карточка выбранной вами деловой позиции. Поэтому правила надо соблюдать.
Принципы взаимодействия:

  • взаимоуважение к личности и деловой позиции оппонента;
  • внимание к деловым интересам оппонента;
  • соблюдение конфиденциальности;
  • пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

  • при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
  • письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники созваниваются, прося проверить почту;
  • после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно что нужно от вас;
  • из-за обилия подробностей мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Если внедрить общие правила деловой переписки, то можно избежать много проблем.


Похожие новости

Добавить комментарий